PELAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING

C. ORGANISASI PELAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING

Terhadap bagan tersebut dapat dicatat sebagai berikut:
1) Bagan ini berupa Struktur jabatan sebagaimana dibahas pada halaman bersangkutan di atas.
2) Tampak tugas rangkap wali kelas / guru pembina sebagai petugas administrasi sekolah / tata usaha (garis koordinasi dengan tata usaha) dan sebagai pembantu kegiatan bimbingan di kelas tertentu (garis konsultasi dengan guru pembimbing / koordinator BK)
3) Antara guru mata pelajaran dengan guru pembimbing terdapat juga hubungan yang setaraf (garis konsultasi), sehingga timbul kesan terdapat tiga macam guru, yaitu guru bidang studi, guru pembimbing dan guru pembina yang setaraf/setingkat.
4) Kenyataan ini mengandung sumber kerawanan, karena ketiga macam guru ini tidak begitu dapat disejajarkan. Dalam bagian keterangan (halaman 9-10) dijelaskan bahwa guru pembimbing/koordinator BK adalah pelaksanan utama yang mengkoordinir semua kegiatan yang terkait dalam pelaksanaan program bimbingan Konseling di sekolah. Oleh karena itu hubungan antara ketiga macam guru itu bukan sejajar (garis konsultasi), melainkan koordinatif dalam arti guru mata pelajaran dan wali kelas/guru pembina berada di bawah koordinator BK sejauh menyangkut kegiatan bimbingan.
5) Oleh karena itu bagan di buku petunjuk pelaksanaan perlu dilengkapi dengan Struktur jabatan yang kedua, yang menampakkan hubungan antara koordinator BK dengan anggota staf bimbingan (konselor yang lain, guru pembina, guru bidang studi)
6) kepala sekolah dinyatakan sebagai penanggung jawab pelaksanaan teknis bimbingan konseing di sekolahnya. Pernyataan ini mengandung pula kerawanan karena segi pelaksaanaan teknis justru diserahkan kepada seorang koordinator BK karena kepala sekolah bukan ahli di bidang pelayanan bimbingan Konseling, meskipun ia tetap penanggung jawab utama terhadap pihak atasan.

D. Prinsip dasar pengembangan struktur BK
1. Ramping
Rentang kendali organisasi setiap unit kerja tidak akan lebih dari 5 unit kerja dibawahnya.
2. Korporatif akademik
Hubungan antara unit kerja dikembangkan dengan mengacu iklim korporat.
3. Wewenang, tanggung jawab, dan pembagian tugas yang jelas.
Tergambar hubungan atasan dan bawahan yang jelas serta koordinasi dengan kegiatan lain yang terkait.
4. Akuntabel dan transparan
Setiap unit kerja akan menghasilkan output yang akuntabel dan transparan yang dapat diukur keberhasilannya.
5. Memberi nilai tambah
Setiap unit kerja akan memberikan nilai tambah dalam hal meningkatkan efisiensi sekolah, produktif dan berkontribusi secara fungsional serta kaya fungsi.
6. Prospektif dan adaptif terhadap perubahan struktur organisasi yang dikembangkan diharapkan dapat menjawab tentang sekolah dimasa depan dan dapat beradaptasi terhadap perkembangan yang terjadi.

E. Rincian tugas
1. Kepala Sekolah
Sebagai penanggung jawab kegiatan pendidikan secara menyeluruh di sekolah yang bersangkutan. Tugas kepala sekolah adalah :
a. Mengkoordinasikan segenap kegiatan yang diprogramkan di sekolah, sehingga kegiatan pengajaran, pelatihan dan bimbingan Konseling merupakan kesatuan yang terpadu, harmonis dan dinamis.
b. Menyediakan sarana dan prasarana, tenaga / SDM dan berbagai kemudahan bagi terlaksananya layanan bimbingan Konseling yang efektif dan efisien.
c. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan terhadap perencanaan dan pelaksanaan program BK, penilaian dan upaya tindak lanjut layanan bimbingan Konseling,
d. Mengadakan hubungan dengan lembaga-lembaga di luar sekolah dalam rangka kerja sama pelaksanaan pelayanan bimbingan Konseling.

2. Staf Pimpinan / WAkil Kepala Sekolah
Staf pimpinan / wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam melaksanakan tugas-tugas kepala sekolah terutama pelaksanaan Bimbingan Konseling.

3. Koordinator Bimbingan Konseling
Koordinator Bimbingan Konseling bertugas mengkoordinasikan guru Bimbingan konseling dalam :
a. Memasyarakatkan pelayanan bimbingan Konseling kepada segenap warga sekolah, orang tua siswa dan maryarakat.
b. Menyusun program Bimbingan Konseling
c. Melaksanakan prognram Bimbingan Konseling
d. Mengadministrasikan pelayanan Bimbingan Konseling
e. Menilai program dan pelaksanaan Bimbingan Konseling
f. Memberikan tindak lanjut terhadap hasil penilaian Bimbingan Konseling.

4. Guru Bimbingan Konseling / Konselor
Sebagai pelaksana utama, tenaga inti dan ahli guru Bimbingan Konseling / konselor bertugas :
a. Memasyarakatkan pelayanan Bimbingan Konseling
b. Merencanakan program Bimbingan Konseling
c. Melaksanakan segenap layanan Bimbingan Konseling
d. Melaksanakan kegiatan pendukung Bimbingan Konseling
e. Menilai proses dan hasil pelayanan Bimbingan Konseling dan kegiatan pendukungnya
f. Melaksanakan tindak lanjut berdasarkan penilaian
g. Mengadministrasikan layanan dan kegitan bimbingan konseling yang dilaksanakan
h. Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatannya dalam pelayanan bimbingan konseling pada koordinator.

5. Guru Mata Pelajaran
Sebagai tenaga ahli pengajaran dalam mata pelajaran tertentu dan sebagai personil yang sehari-hari langsung berhubungan dengan siswa, peranan guru mata pelajaran dalam pelayanan bimbingan konseling adalah :
a. Membantu memasyarakatkan pelayanan Bimbingan Konseling kepada siswa.
b. Membantu guru Bimbingan Konseling / konselor mengidentifikasi siswa-siswa yang memerlukan layanan Bimbingan Konseling.
c. Mengalih tangankan (liferal) siswa yang memerlukan layanan Bimbingan Konseling kepada konselor.
d. Menerima siswa alih tangan dari guru Bimbingan Konseling, yaitu siswa yang menurut guru Bimbingan Konseling memerlukan pelayanan pengajaran khusus (seperti pengajaran perbaikan, program pengajaran)
e. Membantu mengembangkan suasana kelas, hubungan guru-siswa dan hubungan siswa-siswa yang menunjang pelaksanaan pelayanan Bimbingan Konseling.
f. Memberikan kesempatan dan kemudahan kepada siswa yang memerlukan layanan Bimbingan Konseling.
g. Berpartisipasi dalam kegiatan khusus penanganan masalah siswa seperti konferensi kasus.
h. Membantu pengumpulan informasi yang diperlukan dalam rangka penilaian pelayanan Bimbingan Konseling dan upaya tindak lanjutnya.

6. Wali Kelas
Sebagai pengelola kelas tertentu, dalam pelayanan bimbingan dan konseling wali kelas berperan
a. Membantu mengelola kelas tertentu, dalam pelayanan Bimbingan Konseling, wali kelas berperan dengan cara :
1. Mengumpulkan data tentang siswa.
2. Menyelenggarakan penyuluhan
3. Meneliti kemajuan dan perkembangan siswa.
4. Pengaturan dan penempatan siswa.
5. mengidentifikasi siswa sehari-hari.
6. Kunjungan rumah/konsultasi dengan orang tua/wali.
b. Membantu guru mata pelajaran melaksanakan perannya dalam pelayanan Bimbingan Konseling, khususnya di kelas yang menjadi tanggung jawabnya.
c. Membantu memberikan kesempatan dan kemudahan bagi siswa, khususnya di kelas yang menjadi tanggung jawabnya untuk mengikuti layanan bimbingan dan konseling.

F. Koordinator Bimbingan Konseling
Sebagai penanggung jawab utama untuk pelayanan bimbingan Konseling, koordinator memegang administrasi Bimbingan Konseling, yaitu mengatur kerja sama di antara tenaga Bimbingan Konseling dan mengarahkan semua kegiatan Bimbingan Konseling yang mereka lakukan. Jabatan pimpinan ini membawa tugas mengadministrasikan orang dan kegiatan, termasuk di dalamnya segi tata usaha.
Untuk itu koordinator perlu mengindahkan beberapa patokan dalam menciptakan dan membina variasi saluran komunikasi seperti:
1) Komunikasi adalah proses timbal balik (feedback) terhadap apa yang disampaikan oleh orang yang satu kepada yang lain
2) Komunikasi secara lisan lebih efektif dan memuaskan daripada komunikasi secara tertulis saja, namun mencatat hal-hal penting yang telah dibicarakan membantu dalam mengingat isi komunikasi di kemudian hari
3) Komunikasi secara tertulis sebaiknya singkat dan padat serta menyatakan hal-hal yang pokok
4) Komunikasi antara orang yang profesional dan biasanya tenggelam dalam macam-macam kesibukan, lazimnya mengindahkan segi waktu, misalnya koordinator tidak meminta laporan pada pagi hari untuk diserahkan pada siang hari pada hari yang sama.

Pembagian tugas di antara anggota-anggota staf bimbingan Konseling sesuai dengan jabatannya masing-masing dalam Sturuktur jabatan, menjadi wewenang tanggung jawab koordinator. Bagaimanakah sebaiknya pembagian tugas itu, sangat tergantung dalam pola dasar pelaksanaan Bimbingan Konseling, jumlah jabatan yang bersifat merangkap atau tidak, taraf keahlian tenaga-tenaga Bimbingan Konseling dan dari jenis spesialisasi yang dimiliki oleh tenaga Bimbingan Konseling tertentu. ini semua termasuk tugas koordinator untuk mengatur sarana personil dengan sebaik-baiknya.
Dalam bukunya yang berjudul Establishing Guidance Programs in Secondary Schools (1968), Riccio membahas lima kemungkinan mengatur pembagian tugas di antara dua-tiga konselor sekolah di jenjang sekolah lanjutan, yaitu:
1) Konselor pria melayani para siswa dan konselor wanita melayani para siswi.
2) Setiap konselor diberi tanggung jawab terhadap tingkatan kelas tertentu sehingga konselor tiap tahun ajaran mendapat angkatan siswa yang baru.
3) Setiap konselor diberi tanggung jawab terhadap angkatan siswa tertentu yang diikutinya terus dan saat angkatan siswa itu masuk sekolah sampai tamat.
4) setiap konselor memegang layanan-layanan Bimbingan Konseling tertentu untuk seluruh angkatan siswa, misalnya konselor A khusus melayani semua siswa yang akan melanjutkan ke perguruan tinggi, konselor B khusus melayani semua siswa yang akan langsung bekerja setelah tamat, dan konselor C menangani program testing untuk semua siswa/i.
5) kombinasi antara (2) dan (4) sehingga ada beberapa konselor yang melayani siswa di tingkatan kelas tertentu dan ada satu-dua konselor yang memegang aspek-aspek program bimbingan Konseling tertentu.

Tugas koordinator yang tidak kalah penting ialah mengatur hubungan kerja di antara para tenaga bimbingan Konseling dengan tenaga pembantu administratif /tata usaha.
Dalam mengadministrasikan aneka kegiatan sebaiknya dibedakan antara kegiatan yang menyangkut :
a. Kegiatan profesional internal meliputi segala bentuk pertemuan staf Bimbingan Konseling seperti pertemuan perencanaan program Bimbingan Konseling, pertemuan berkala atau rapat dinas berkala, konferensi kasus, dan penataran. Waktu, tempat, dan acara kegiatan tersebut perlu dikomunikasikan sebelumnya sehingga seluruh anggota staf dapat mempersiapkan diri.
b. Kegiatan membina hubungan dengan masyarakat, instansi pendidikan, tenaga profesional lain di luar lembaga sekolah, serta pihak-pihak lain yang penlu dihubungi, meliputi jalur kontak secara tertulis atau lisan yang diadakan oleh koordinator sendiri, atau dalam suatu kasus tertentu diwakilkan kepada salah seorang anggota staf Bimbingan Konseling. Bilamana kontak ini menyangkut hal-hal penting, sebaiknya dibuat laporan tertulis yang diarsipkan untuk dipergunakan bila dibutuhkan.
c. Kegiatan yang berupa penulisan laporan kegiatan yang harus dikerjakan oleh masing-masing tenaga Bimbingan Konseling meliputi pencatatan kesibukan sehari-hari, pencatatan kemajuan dalam memberikan Bimbingan Konseling kelompok di kelas, penyusunan tabel dan grafik, penyusunan laporan suatu acara khusus seperti Han Kanier dan pameran, pembuatan laporan bulanan tentang layanan konseling, dan sebagainya. Laporan-laporan ini kerap menjadi sumber bagi rangkuman tertulis yang harus diberikan oleh koordinator kepada pimpinan sekolah atau kepada instansi pendidikan yang berwenang. Sejauh dimungkinkan, sebaiknya disediakan format-format yang tinggal diisi sehingga penulisan laporan tidak menyita waktu terlalu banyak dan pengolahan isi laporan dipermudah.
d. Kegiatan yang dilakukan oleh pembantu administratif meliputi hal-hal yang diserahkan ke sekretariat unit bimbingan. Dalam hal ini koordinator tidak dapat mengambil sikap lepas tangan karena cara bekerja tenaga pembantu dapat menghambat atau memperlancar pelaksanaan tenaga Bimbingan Konseling lainnya. Khususnya sistimatika pengarsipan surat masuk, surat keluar, laporan-laporan dinas, kartu-kartu pribadi, dan sebagainya, harus sedemikian rupa sehingga apa yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
e. Kegiatan profesional eksternal menyangkut semua pelayanan Bimbingan Konseling pada orang lain, sesuai dengan komponen tertentu dalam program Bimbingan Konseling, misalnya orientasi kepada siswa-siswi baru, Bimbingan Konseling karier di kelas, atau konsultasi dengan orang tua. Tentu saja koordinator sendirilah harus ikut melaksanakan sebagian dari kegiatan ini dan tidak boleh membebankan semuanya pada sembarang tenaga Bimbingan Konseling yang lain. Justru keterlibatan koordinator sendiri membuat staf merasa sebagai tim kerja, yang mengelola bersama suatu program bimbingan yang seideal mungkin.